Überlegene Auftragsabwicklung
Termintreu und margenstark liefern
Technische Tiefe, kundennahe Lösungen und hohe Variantenvielfalt haben viele produzierende Mittelständler stark gemacht.
Die gewachsene Komplexität führt heute zu Rückfragen, Firefighting und ständigen Umplanungen. Produktivität und Marge leiden.
Mit der proa Methode lösen wir die Ursachen:
- Produktvielfalt beherrschbar machen: Unnötige Varianten reduzieren. Notwendige Vielfalt klar strukturieren.
- Klare Abläufe schaffen: Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Entscheidungswege eindeutig regeln
- Planung verlässlich machen: Material, Kapazitäten und Prioritäten realistisch zusammenführen
Was wir tun und unsere Kunden sagen: Jetzt Video ansehen
Bereits über 50 produzierende Mittelständler vertrauen auf unsere Kompetenz
Die typischen Herausforderungen produzierender Mittelständler
Viele produzierende Mittelständler kämpfen mit denselben operativen Mustern.
Gewachsene Komplexität, unklare Abläufe und fehlende Struktur bremsen die Auftragsabwicklung spürbar aus.
Firefighting statt Ursachenlösung
Im Tagesgeschäft wird improvisiert, eskaliert und nachgesteuert. So wird der einzelne Auftrag gerettet. Die eigentlichen Ursachen bleiben aber bestehen.
Liefertermine sind nicht belastbar
Termine entstehen aus Erfahrung, Sicherheitszuschlägen und täglicher Umplanung. Vertrieb und Kunden können sich auf Zusagen oft nicht verlassen.
Rückfragen ersetzen Transparenz
Für Status, Engpässe und Zuständigkeiten muss ständig nachgefragt werden.
Klare Abläufe fehlen. Informationen sind systemseitig nicht zuverlässig verfügbar.
Gewachsene Komplexität wird nicht mehr beherrscht
Variantenvielfalt und Sonderlösungen sind über Jahre gewachsen. Die interne Komplexität ist heute höher, als die Organisation sauber steuern kann.
Persönlicher Einsatz ersetzt Struktur
Kunden bekommen, was sie brauchen. Oft durch persönlichen Einsatz einzelner. Termine werden mit Improvisation und Sonderaktionen gehalten.
Aus einem Problem wird schnell ein Wollknäuel
Sobald ein Thema angegangen wird, kommen weitere Probleme mit hoch. Abhängigkeiten und Altlasten machen Verbesserungen unnötig schwer.
Sie wissen, wo es hakt.
Wer nur an einem Faden zieht, zieht den Knoten fester.
Was fehlt, ist ein Vorgehen, das Ursachen im Zusammenspiel löst und Verbesserungen wirksam umsetzt.
Die proa Methode
4 Bausteine für belastbare Termine und höhere Produktivität.
Belastbare Termine und höhere Produktivität entstehen nicht an einer einzelnen Stelle.
Entscheidend ist das Zusammenspiel von Produktportfolio, Prozessen, Produktionsplanung und Umsetzung.
Genau dafür verbindet die proa Methode unsere Forschung am WZL der RWTH Aachen mit der Erfahrung aus über 50 Mittelstandsprojekten.
Die proa Methode macht unnötige Komplexität sichtbar, strukturiert notwendige Vielfalt und überführt diese in klare Abläufe, belastbare Planung und wirksame Umsetzung.
proa wirkt.
Wir schließen die Lücke zwischen starken Produkten und einer überlegenen Auftragsabwicklung.
Wo heute Rückfragen, Umplanung und Improvisation das Tagesgeschäft prägen, schaffen wir Struktur und Verlässlichkeit.
Das Ergebnis sind stabilere Abläufe, höhere Produktivität und Termine, auf die sich Vertrieb und Kunden verlassen können.
⌀ 24 %
Höhere Produktivität
⌀ 18%
Bessere Liefertermintreue
⌀ 63%
Weniger Rückfragen
Ergebnisse, die überzeugen
So haben produzierende Mittelständler ihre Auftragsabwicklung mit proa partners produktiver, verlässlicher und weniger personenabhängig gemacht.
Mit reibungsloser Auftragsabwicklung von 35 auf 50 Mio. € Umsatz skaliert
Ausgangssituation
In nur fünf Jahren hat Lanco den Umsatz von 12 auf 35 Millionen Euro gesteigert – 2025 wird die 50-Millionen-Marke überschritten. Das starke Wachstum brachte aber massive Herausforderungen mit sich: Die Strukturen und Abläufe der Auftragsabwicklung stießen an ihre Grenzen, Führungsaufwand und operative Hektik nahmen zu.
Ergebnisse der Zusammenarbeit
Gemeinsam mit Proa Partners wurde die Auftragsabwicklung konsequent neu aufgestellt. Heute laufen die Prozesse stabil, Liefertermine sind verlässlich und unnötige Abstimmungen entfallen. Das Unternehmen hat die Strukturen, um weiter zu wachsen – ohne dass Abläufe jedes Mal zum Flaschenhals werden. Die Investitionen in Struktur und Abläufe haben sich schneller rentiert als erwartet. Besonders wichtig: Die Mannschaft steht dahinter – weil jeder versteht, worauf es ankommt und den Fortschritt täglich erlebt.
„Unser Wachstum war rasant – aber die Strukturen haben nicht mitgehalten. Produktion, Abläufe, Zusammenarbeit: Wir sind an Grenzen gestoßen. Mit proa haben wir das sauber neu aufgesetzt. Klare Prozesse, stabile Strukturen, weniger Hektik. Die Mannschaft hat den Überblick – und wir können unser Wachstum planbar weiterführen.“
Nicolas Abé
Geschäftsführer & Hauptgesellschafter
Lanco Group GmbH
Lieferfähigkeit erhöhen. Manuelle Reibung in der Auftragsabwicklung senken.
Ausgangssituation
PLARAD stand vor der Herausforderung, dass sie nicht genug Produkte zum erwarteten Termin liefern konnten und viele potenzielle Kundenaufträge, durch die zu lange Lieferzeit, gar nicht erst zustande kamen. Fragen zum aktuellen Auftragsstatus konnten nur vage beantwortet werden. Um Verbesserungen vorzunehmen und weiterzuwachsen, fehlten die Kapazitäten. Darüber hinaus sorgten manuelle Prozesse und Abstimmungen unter den Abteilungen für ineffiziente Abläufe in der gesamten Auftragsabwicklung.
Ergebnisse der Zusammenarbeit
Mit unserem bewährten Ansatz zur Produkt- und Prozessoptimierung sowie der Etablierung einer Erfolgskultur werden wir das Ziel der Automatisierung der Auftragsabwicklung umsetzen. Dies wird PLARAD ermöglichen, ihren Umsatz und ihr EBIT in den nächsten 5 Jahren um über 50 % zu steigern.
„proa partners hat mich durch die strukturierte Vorgehensweise begeistert. Die Qualität und Wirkung des Strategiebilds sind beeindruckend. Wir haben jetzt einen klaren Fahrplan, wie wir unsere Produktion zum Wachstumstreiber machen. Ich freue mich auf die weitere gemeinsame Umsetzung mit proa partners.“
Dr. Markus Stuhlert
Geschäftsführer
PLARAD - Maschinenfabrik Wagner GmbH & Co. KG
Produktionsstrategie geschärft. Investitionen belastbar entschieden.
Ausgangssituation:
Nach einem Wechsel in der Geschäftsführung standen diverse strategische Entscheidungen an. Diese betrafen nicht nur die Produktion, sondern auch die Wertschöpfungstiefe, das Produktportfolio sowie das gesamte Geschäftsmodell. Dafür brauchte es ein strategisches Gesamtkonzept für die Investition in die Produktion und zur Steigerung des Betriebsergebnisses.
Ergebnisse der Zusammenarbeit
Die Geschäftsführung der Köster & Co. GmbH erwartet, dass die Umsetzung der Maßnahmen zu einer signifikanten Steigerung des EBITs führen wird. Gleichzeitig wissen wir, dass sich die notwendigen Investitionen in die Produktion in weniger als 2 Jahren rentieren werden. Als Sparringspartner haben wir die Geschäftsführung bestmöglich auf die Entscheidungsfindung mit dem Gesellschafterkreis vorbereitet.
„Zusammen mit proa partners haben wir unsere bisherigen Ansätze hinterfragt und eine neue Produktionsstrategie entwickelt. Mit den entwickelten Gestaltungsprinzipien haben wir einen klaren Blick darauf, wie wir uns in Zukunft produktionsseitig aufstellen werden.“
Dr. Torben Schmitz
Geschäftsführer
Köster & Co. GmbH
Was sich im Tagesgeschäft spürbar verbessert
VERTRIEB
Schneller anbieten. Verlässlicher zusagen. Mehr Zeit für Kunden.
Klare Produktlogiken und konfigurierbare Lösungen verkürzen die Angebotserstellung. Machbarkeit, Preis und Liefertermin werden belastbarer. Der Vertrieb verbringt weniger Zeit mit Rückfragen und laufenden Aufträgen.
Mehr Tempo im Vertrieb.
AUFTRAGSABWICKLUNG
Weniger Rückfragen. Weniger Schleifen. Weniger Personenabhängigkeit.
Relevante Informationen, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Entscheidungswege sind geklärt. Aufträge laufen mit weniger Eingriffen und Schleifen durch das Unternehmen. Status und nächste Schritte sind transparent.
Mehr Produktivität im Tagesgeschäft.
PRODUKTION & PLANUNG
Belastbar planen statt täglich improvisieren.
Material, Kapazitäten, Prioritäten und Stammdaten greifen in einer realistischen Planungslogik zusammen. Fehlteile, spontane Umpriorisierungen und Eskalationen nehmen ab.
Mehr Stabilität in Planung und Lieferung.
GESCHÄFTSFÜHRUNG
Aus einer Position der Stärke handeln.
Weniger operative Eskalationen, weniger Nachsteuern, weniger persönliche Eingriffe. Die Geschäftsführung kann sich stärker auf Markt, Kunden und Weiterentwicklung konzentrieren, während das Tagesgeschäft verlässlicher läuft.
Mehr Zeit für Strategie und Wachstum.
Weitere Kundenstimmen
Wie Geschäftsführer aus dem produzierenden Mittelstand die Zusammenarbeit mit proa erleben
„Was uns überzeugt hat: proa hört wirklich zu. Keine Standardschablone, sondern sie haben sich tief in unsere Abläufe eingearbeitet.
Auch unangenehme Punkte kamen klar auf den Tisch, genau das hat uns weitergebracht. Dabei hat proa nicht nur analysiert, sondern konkrete Lösungsvorschläge mitgebracht, die wir gemeinsam finalisiert haben. Das hat uns intern deutlich entlastet.
Wir freuen uns auf die gemeinsame Umsetzung in Phase II.“
Karsten Gutke
Geschäftsführer
WIKUS-Sägenfabrik Wilhelm H. Kullmann GmbH & Co. KG
"Unser Ziel war klar: weniger Aufwand bei der Koordination und Terminierung in der Auftragsabwicklung. Mit proa partners haben wir das schon im ersten Umsetzungsschritt erreicht. Inzwischen haben wir ein konkretes Zielbild, einen klar definierten Sollprozess – und ein Führungsteam, das die Zusammenarbeit wirklich schätzt. Bei anderen Beratern sah das ganz anders aus."
Andreas Höltkemeier
Geschäftsführer
SpanSet Gesellschaft für Transportsysteme und
technische Bänder mit beschränkter Haftung & Co. Kommanditgesellschaft
„Vielen Dank für die hervorragende Begleitung unserer Beteiligungen auf dem Wachstumsweg. Die Zusammenarbeit mit proa partners ist stets geprägt von Professionalität, Effektivität und ergebnisorientiertem Handeln. Wir schätzen die hohe Kompetenz und das Methodenwissen von proa partners sehr.“
Torsten Schneider
Partner
Afinum Management GmbH - Beteiligungsgesellschaft für den deutschen Mittelstand
„Mit proa partners haben wir genau die Lösung erarbeitet, die zu uns passt – keine Standardschablone! Die Zusammenarbeit war fokussiert, effizient und hat uns deutlich vorangebracht. Klare Struktur, definierte Zeitachse, starke Moderation – und hat dem Team und mir obendrein richtig Spaß gemacht.“
Melchior Meyer
Geschäftsführer
WULFF MED TEC GmbH
„Früher war ständig Hektik. Heute haben wir dank proa partners klare Prozesse, Transparenz – und die Sicherheit, dass wir die Aufträge sauber abwickeln können.“
Sorin Stoica
General Manager
Lanco Rumänien
„Vielen Dank für den offenen und vertrauensvollen Austausch mit proa partners sowie das klare Feedback von Dr. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany. Konkrete Beispiele aus ihrer eigenen Erfahrung als Geschäftsführer sowie Success Storys und Benchmarks anderer Unternehmen geben Orientierung!“
Fabian Kapp
Geschäftsführer
Gräbener Maschinentechnik GmbH & Co. KG
So starten wir die Zusammenarbeit
Schritt 1
Unverbindliches Analysegespräch [30min]
Wir lernen Ihre Situation kennen und klären, wo heute der größte Hebel liegt. Gleichzeitig prüfen wir, ob und wie wir Sie sinnvoll unterstützen können. Sie erhalten eine erste Einordnung und konkrete Ansatzpunkte.
Schritt 2
Individuelles Vertiefungsgespräch [90min]
Auf Basis des Analysegesprächs erstellen wir eine konkrete Projektskizze für Ihre Situation. Sie sehen, wo wir ansetzen würden und wie eine Zusammenarbeit aussehen kann. Danach entscheiden Sie, ob Sie den Weg mit uns gehen wollen.
Schritt 3
Umsetzung mit der proa Methode
Wenn wir gemeinsam starten, krempeln wir die Ärmel hoch und gehen die Ursachen strukturiert an. Das Ergebnis sind klare Abläufe, belastbare Termine und mehr Produktivität im Tagesgeschäft.
Über proa partners
Wir sind überzeugt: Auftragsabwicklung muss so gestaltet sein, dass der Vertrieb mit voller Schlagkraft Aufträge gewinnt, Kundenversprechen verlässlich eingehalten werden und nachhaltiges Wachstum planbar wird.
Stefan Dany & Dr. Jan-Philipp Prote
Was zeichnet uns aus?
Fundiert & Wirksam.
Wir verbinden zwei Welten. Praxis UND Theorie: Unsere Methode vereint die Erfahrungen aus über 50 mittelständischen Projekten mit anwendungsnaher Forschung am WZL der RWTH Aachen. Das heißt für unsere Kunden: Lösungen, die fundiert durchdacht sind – und nachhaltig im betrieblichen Alltag funktionieren.
Wir schaffen Klarheit.
Viele Mittelständler stehen sich selbst im Weg, weil alles miteinander zusammenhängt – und dadurch blockiert. Wir helfen, den „Elefanten in Scheiben zu schneiden“: Komplexe Probleme so zu strukturieren, dass sie Schritt für Schritt lösbar werden.
Wir bringen Dinge ins Laufen.
Was wir entwickeln, bleibt nicht auf dem Flipchart. Kein PowerPoint-Zirkus. Wir krempeln die Ärmel hoch und begleiten die Umsetzung direkt im Alltag – pragmatisch, schnell und mit spürbarem Effekt.
Und nicht zuletzt: Es macht Spaß mit uns.
Eine Zusammenarbeit mit uns ist professionell, partnerschaftlich und motivierend. Unsere Kunden sagen oft: „Mit euch arbeitet man einfach gern.“ Weil wir zupacken, dranbleiben und uns nicht wichtiger nehmen als das Ergebnis.
Unsere Standorte
Mit Büros in Aachen und Düsseldorf betreuen wir unsere Kunden im gesamten DACH-Raum.
Verkehrsgünstig gelegen und in unmittelbarer Nähe zu starken Industrie- und Forschungsstandorten.
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen – klar, verständlich und auf den Punkt gebracht.
Passt die proa-Methode auch zu unserem Unternehmen und unseren spezifischen Herausforderungen?
Wir haben aktuell keine Zeit für Verbesserungsprojekte – was tun?
Was kostet eine Zusammenarbeit mit proa partners?
Werden wir nach der Konzeption auch bei der Umsetzung von Veränderungen im laufenden Betrieb aktiv begleitet?
Was genau passiert im Analysegespräch?
Über welchen Zeitraum läuft eine Zusammenarbeit typischerweise?
Arbeiten Sie bei uns vor Ort oder digital?
Wer sind meine konkreten Ansprechpartner in der Zusammenarbeit?