Überlegene Auftragsabwicklung als Wachstumstreiber
Viele produzierende Mittelständler haben starke Produkte – aber eine Auftragsabwicklung, die zu viel Reibung erzeugt und Wachstum verhindert. Mit der proa-Methode setzen wir genau hier an und implementieren:
Damit aus erstklassigen Produkten planbares Umsatzwachstum wird - und Sie Ihre Zeit für Ihre Kunden und die Unternehmensentwicklung einsetzen können.
Was wir tun und unsere Kunden sagen: Jetzt Video ansehen
Bereits über 50 produzierende Mittelständler vertrauen unserer Kompetenz
Die häufigsten Herausforderungen produzierender Mittelständler
In über 10 Jahren haben wir bereits viele Mittelständler erfolgreich dabei unterstützt, ihre Auftragsabwicklung systematisch zum Wachstumstreiber zu machen. Dabei zeigt sich immer wieder, dass die grundlegenden Probleme ähnlich sind.
Auftragsabwicklung im täglichen Firefighting-Modus
Statt reibungsloser Abläufe herrscht permanentes Troubleshooting fehlende Informationen und Standards sorgen für Nachfragen, Fehler und operative Hektik.
Liefertermine wackeln und das Vertrauen der Kunden gleich mit
Unzuverlässige Durchlaufzeiten, Fehlteile und Excel‒Chaos führen dazu, dass Zusagen nicht eingehalten werden Kunden verlieren das Vertrauen in die Verbindlichkeit von Lieferterminen.
Fehlende Transparenz (für Kunden & Mitarbeiter)
Auftragsstatus, Engpässe und Verantwortlichkeiten sind unklar jede Abteilung arbeitet für sich, Rückfragen kreisen in internen E‒Mail‒Schleifen und der Kunde wartet.
Wiederkehrende Fehler, weil Ursachen nicht gelöst werden
Es wird improvisiert, eskaliert und der einzelne Auftrag gerettet. Die Ursachen werden jedoch nicht strukturell behoben. Die Folge: Die gleichen Fehler tauchen beim nächsten Auftrag wieder auf.
Kein Gesamtüberblick – alle optimieren nur für sich
Vertrieb, Entwicklung, Produktion und Einkauf handeln isoliert. Es fehlt eine Optimierung der Schnittstellen aus Perspektive der gesamten Auftragsabwicklung vom Kundenauftrag bis zur Auslieferung.
Kundenerfolg wird erzwungen, nicht systematisch geliefert
Kunden bekommen, was sie brauchen aber nur durch hohen persönlichen Einsatz einzelner. Struktur fehlt und Liefertermine werden durch Überstunden und Improvisation gerettet.
Überlegene Auftragsabwicklung beginnt nicht beim Auftrag.
Die Wahrheit ist: Wenn’s in der Produktion beim einzelnen Auftrag brennt, liegt das eigentliche Problem oft ganz woanders. Nämlich da, wo man nicht sofort hinschaut: Im Vertrieb, im Einkauf, in der Entwicklung. Weil am Anfang schon nicht klar ist, was verkauft wurde, was lieferbar ist – und wer überhaupt zuständig ist.
Alles beginnt mit dem Kundenbedürfnis.
Nicht mit einem neuen (ERP-)Tool. Nicht mit Prozesskosmetik und Einzelmaßnahmen. Sondern mit der Frage: Was braucht der Kunde wirklich – und wie kriegen wir das verlässlich hin? Wenn das klar ist, muss alles andere genau darauf einzahlen: Produktstruktur, Produktionsaufbau, Abläufe und Zuständigkeiten. Nur wenn alles ineinandergreift, wird aus Auftragsabwicklung ein funktionierendes System – statt täglicher Improvisation.
Strukturen & Abläufe, die funktionieren.
Überlegene Auftragsabwicklung braucht klare Strukturen – im Produkt und in der Produktion. Wer hier gezielt ansetzt, reduziert Komplexität frühzeitig und schafft die Grundlage für Effektivität und Verlässlichkeit. Darauf bauen standardisierte Prozesse auf, die genau an den richtigen Stellen die notwendige Flexibilität ermöglichen. Jeder weiß, was wann zu tun ist – ohne ständige Rückfragen oder Abstimmungen. Das entlastet Führungskräfte und sorgt dafür, dass das Tagesgeschäft reibungslos läuft.
Verbesserung ist kein Projekt - sondern Kultur.
Wer besser werden will, braucht mehr als ein Maßnahmenpaket. Es geht nicht um Symptome, sondern darum, wie im Unternehmen gedacht und gehandelt wird. Eine wirksame Verbesserungskultur heißt: Alle ziehen an einem Strang – weil sie verstanden haben, worum es geht. Probleme werden offen angesprochen und gelöst. Dafür braucht es neue Verhaltensmuster: Führungskräfte arbeiten am statt im System. Und Mitarbeiter übernehmen Verantwortung, statt sich durch den Alltag zu hangeln. So bleibt Verbesserung nicht Theorie – sondern wird Teil des täglichen Arbeitens.
Die proa Methode
Überlegene Auftragsabwicklung braucht mehr als "bessere" Prozesse - sie entsteht durch ein starkes System, das Menschen befähigt und Abläufe kontinuierlich verbessert. Die proa Methode verbindet angewandte Forschung am WZL der RWTH Aachen mit den Erfahrungen aus über 50 Mittelstandsprojekten – klar strukturiert, praxiserprobt und auf Wirkung ausgelegt.
proa wirkt.
Wir schließen die Lücke zwischen erstklassigen Produkten und einer skalierfähigen Auftragsabwicklung. Mit der proa-Methode wird Ihre Auftragsabwicklung vom Engpass zum Wachstumstreiber. Das Ergebnis: Kürzere, verlässliche Durchlaufzeiten. Reibungslose Abläufe. Planbare Liefertermine. Mehr Output mit der gleichen Mannschaft.
⌀ 24 %

Höhere Produktivität
⌀ 18%

Bessere Liefertermintreue
⌀ 63%

Weniger Rückfragen
Erfahrungsberichte unserer Kunden
Erfolge, die überzeugen: So profitieren Unternehmen nachhaltig von der systematischen Zusammenarbeit mit proa partners.
Mit reibungsloser Auftragsabwicklung von 35 auf 50 Mio. € Umsatz skaliert
Ausgangssituation
In nur fünf Jahren hat Lanco den Umsatz von 12 auf 35 Millionen Euro gesteigert – 2025 wird die 50-Millionen-Marke überschritten. Das starke Wachstum brachte aber massive Herausforderungen mit sich: Die Strukturen und Abläufe der Auftragsabwicklung stießen an ihre Grenzen, Führungsaufwand und operative Hektik nahmen zu.
Ergebnisse der Zusammenarbeit
Gemeinsam mit Proa Partners wurde die Auftragsabwicklung konsequent neu aufgestellt. Heute laufen die Prozesse stabil, Liefertermine sind verlässlich und unnötige Abstimmungen entfallen. Das Unternehmen hat die Strukturen, um weiter zu wachsen – ohne dass Abläufe jedes Mal zum Flaschenhals werden. Die Investitionen in Struktur und Abläufe haben sich schneller rentiert als erwartet. Besonders wichtig: Die Mannschaft steht dahinter – weil jeder versteht, worauf es ankommt und den Fortschritt täglich erlebt.
„Unser Wachstum war rasant – aber die Strukturen haben nicht mitgehalten. Produktion, Abläufe, Zusammenarbeit: Wir sind an Grenzen gestoßen. Mit proa haben wir das sauber neu aufgesetzt. Klare Prozesse, stabile Strukturen, weniger Hektik. Die Mannschaft hat den Überblick – und wir können unser Wachstum planbar weiterführen.“
Nicolas Abé
Geschäftsführer & Hauptgesellschafter
Lanco Group GmbH
Geplante Umsatz- und EBIT-Steigerung um über 50 % in 5 Jahren
Ausgangssituation
PLARAD stand vor der Herausforderung, dass sie nicht genug Produkte zum erwarteten Termin liefern konnten und viele potenzielle Kundenaufträge, durch die zu lange Lieferzeit, gar nicht erst zustande kamen. Fragen zum aktuellen Auftragsstatus konnten nur vage beantwortet werden. Um Verbesserungen vorzunehmen und weiterzuwachsen, fehlten die Kapazitäten. Darüber hinaus sorgten manuelle Prozesse und Abstimmungen unter den Abteilungen für ineffiziente Abläufe in der gesamten Auftragsabwicklung.
Ergebnisse der Zusammenarbeit
Mit unserem bewährten Ansatz zur Produkt- und Prozessoptimierung sowie der Etablierung einer Erfolgskultur werden wir das Ziel der Automatisierung der Auftragsabwicklung umsetzen. Dies wird PLARAD ermöglichen, ihren Umsatz und ihr EBIT in den nächsten 5 Jahren um über 50 % zu steigern.
„proa partners hat mich durch die strukturierte Vorgehensweise begeistert. Die Qualität und Wirkung des Strategiebilds sind beeindruckend. Wir haben jetzt einen klaren Fahrplan, wie wir unsere Produktion zum Wachstumstreiber machen. Ich freue mich auf die weitere gemeinsame Umsetzung mit proa partners.“
Dr. Markus Stuhlert
Geschäftsführer
PLARAD - Maschinenfabrik Wagner GmbH & Co. KG
Investitionen in strategisches Wachstum amortisieren sich in weniger als 2 Jahren
Ausgangssituation:
Nach einem Wechsel in der Geschäftsführung standen diverse strategische Entscheidungen an. Diese betrafen nicht nur die Produktion, sondern auch die Wertschöpfungstiefe, das Produktportfolio sowie das gesamte Geschäftsmodell. Dafür brauchte es ein strategisches Gesamtkonzept für die Investition in die Produktion und zur Steigerung des Betriebsergebnisses.
Ergebnisse der Zusammenarbeit
Die Geschäftsführung der Köster & Co. GmbH erwartet, dass die Umsetzung der Maßnahmen zu einer signifikanten Steigerung des EBITs führen wird. Gleichzeitig wissen wir, dass sich die notwendigen Investitionen in die Produktion in weniger als 2 Jahren rentieren werden. Als Sparringspartner haben wir die Geschäftsführung bestmöglich auf die Entscheidungsfindung mit dem Gesellschafterkreis vorbereitet.
„Zusammen mit proa partners haben wir unsere bisherigen Ansätze hinterfragt und eine neue Produktionsstrategie entwickelt. Mit den entwickelten Gestaltungsprinzipien haben wir einen klaren Blick darauf, wie wir uns in Zukunft produktionsseitig aufstellen werden.“
Dr. Torben Schmitz
Geschäftsführer
Köster & Co. GmbH
Weitere Kundenstimmen
Echte Stimmen, echte Veränderungen – erfahren Sie, welche Erfahrungen unsere Kunden in der Zusammenarbeit mit proa partners gemacht haben
"Unser Ziel war klar: weniger Aufwand bei der Koordination und Terminierung in der Auftragsabwicklung. Mit proa partners haben wir das schon im ersten Umsetzungsschritt erreicht. Inzwischen haben wir ein konkretes Zielbild, einen klar definierten Sollprozess – und ein Führungsteam, das die Zusammenarbeit wirklich schätzt. Bei anderen Beratern sah das ganz anders aus."
Andreas Höltkemeier
Geschäftsführer SpanSet Gesellschaft für Transportsysteme und
technische Bänder mit beschränkter Haftung & Co. Kommanditgesellschaft
„Mit proa partners haben wir genau die Lösung erarbeitet, die zu uns passt – keine Standardschablone! Die Zusammenarbeit war fokussiert, effizient und hat uns deutlich vorangebracht. Klare Struktur, definierte Zeitachse, starke Moderation – und hat dem Team und mir obendrein richtig Spaß gemacht.“
Melchior Meyer
Geschäftsführer
WULFF MED TEC GmbH
„Vielen Dank für die hervorragende Begleitung unserer Beteiligungen auf dem Wachstumsweg. Die Zusammenarbeit mit proa partners ist stets geprägt von Professionalität, Effektivität und ergebnisorientiertem Handeln. Wir schätzen die hohe Kompetenz und das Methodenwissen von proa partners sehr.“
Torsten Schneider
Partner
Afinum Management GmbH - Beteiligungsgesellschaft für den deutschen Mittelstand
„Früher war ständig Hektik. Heute haben wir dank proa partners klare Prozesse, Transparenz – und die Sicherheit, dass wir die Aufträge sauber abwickeln können.“
Sorin Stoica
General Manager
Lanco Rumänien
„Vielen Dank für den offenen und vertrauensvollen Austausch mit proa partners sowie das klare Feedback von Dr. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany. Konkrete Beispiele aus ihrer eigenen Erfahrung als Geschäftsführer sowie Success Storys und Benchmarks anderer Unternehmen geben Orientierung!“
Fabian Kapp
Geschäftsführer
Gräbener Maschinentechnik GmbH & Co. KG
„Vielen Dank an das Proa-Team. Der Workshop war wirklich sehr inspirierend. proa partners kann Mittelstand. Das haben die Geschäftsführer Hr. Dr. Prote und Hr. Dany gezeigt!“
Markus Schaub-Manthei
Geschäftsführer
Migua Fugensysteme GmbH
Ihre Auftragsabwicklung jetzt zum Wachstumstreiber machen
Als Geschäftsführer liegt es in Ihrer Verantwortung, die Auftragsabwicklung auf das Niveau Ihrer erstklassigen Produkte zu heben. Wenn Sie mit der heutigen Performance nicht zufrieden sind, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Weiterentwicklung systematisch anzugehen – statt sich weiter mit unnötigem Firefighting, Terminproblemen und Rückfragen aufzuhalten.
Unsere Methode im Vergleich
Wir unterscheiden uns in wesentlichen Punkten von anderen Anbietern oder einer rein internen Lösung. Wir bringen die externe Perspektive, praxiserprobte Best Practices aus über 50 Mittelstandsprojekten und fundierte Methoden aus Forschung und Industrie mit – individuell zugeschnitten auf Ihre Situation. Statt Standardprogrammen oder unerfahrenen Juniors setzen wir auf erfahrene Experten und pragmatische Lösungen, die im Alltag spürbar wirken.
Wie sieht der Weg zu einer Zusammenarbeit aus?
Schritt 1
Kostenloses Analysegespräch [30min]
Klicken Sie oben rechts auf den Button und wählen einen Termin für ein kostenloses Analysegespräch. Im Gespräch klären wir, ob wir die richtigen Partner für Sie sind und ob die proa Methode auch bei Ihnen wirkt. Wir geben Ihnen erste Lösungsansätze an die Hand, die Sie direkt nutzen können.
Schritt 2
Individuelles Beratungsgespräch [120min]
Wir beraten sie zu Ihrer individuellen Situation. Sie erhalten fundierte Lösungsansätze und erfahren im Detail, wie wir bei Ihnen vorgehen würden, damit Struktur, Abläufe und Verbesserungskultur mit der proa Methode perfekt ineinandergreifen. Danach entscheiden Sie, ob Sie den Schritt der Umsetzung mit uns gehen wollen. Über 80% tun es.
Schritt 3
Umsetzung mit der proa Methode
Wenn Sie sich entschieden haben, krempeln wir gemeinsam die Ärmel hoch. Kein Theoriekonzept, sondern ein bewährter, pragmatischer Fahrplan aus über 50 Mittelstandsprojekten. Ziel: skalierfähige Strukturen, wirksame Abläufe, verlässliche Ergebnisse für eine Auftragsabwicklung, die profitables Wachstum ermöglicht.
Über proa partners
Wir sind überzeugt: Auftragabwicklung muss so gestaltet sein, dass der Vertrieb mit voller Schlagkraft Aufträge gewinnt, Kundenversprechen verlässlich eingehalten werden und nachhaltiges Wachstum planbar wird.
Stefan Dany & Dr. Jan-Philipp Prote
Was zeichnet uns aus?
Fundiert & Wirksam.
Wir verbinden zwei Welten. Praxis UND Theorie: Unsere Methode vereint die Erfahrungen aus über 50 mittelständischen Projekten mit anwendungsnaher Forschung am WZL der RWTH Aachen. Das heißt für unsere Kunden: Lösungen, die fundiert durchdacht sind – und nachhaltig im betrieblichen Alltag funktionieren.
Wir schaffen Klarheit.
Viele Mittelständler stehen sich selbst im Weg, weil alles miteinander zusammenhängt – und dadurch blockiert. Wir helfen, den „Elefanten in Scheiben zu schneiden“: Komplexe Probleme so zu strukturieren, dass sie Schritt für Schritt lösbar werden.
Wir bringen Dinge ins Laufen.
Was wir entwickeln, bleibt nicht auf dem Flipchart. Kein PowerPoint-Zirkus. Wir krempeln die Ärmel hoch und begleiten die Umsetzung direkt im Alltag – pragmatisch, schnell und mit spürbarem Effekt.
Und nicht zuletzt: Es macht Spaß mit uns.
Eine Zusammenarbeit mit uns ist professionell, partnerschaftlich und motivierend. Unsere Kunden sagen oft: „Mit euch arbeitet man einfach gern.“ Weil wir zupacken, dranbleiben und uns nicht wichtiger nehmen als das Ergebnis.
Unser Standort
Unser Büro ist verkehrsgünstig in Würselen unmittelbar am Aachener Kreuz gelegen.
Von hier aus betreuen wir unsere Kunden im DACH-Raum.
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen – klar, verständlich und auf den Punkt gebracht.
Passt die proa-Methode auch zu unserem Unternehmen und unseren spezifischen Herausforderungen?
Das finden wir ganz einfach gemeinsam heraus. Wenn Sie ein produzierendes mittelständisches Unternehmen sind und sich in den beschriebenen Herausforderungen wiedererkennen, können wir Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit helfen. Buchen Sie ein kostenfreies Analysegespräch – und wir klären, ob und wie wir Sie am besten unterstützen.
Wir haben aktuell keine Zeit für Verbesserungsprojekte – was tun?
Das hören wir oft – und genau deshalb lohnt es sich. Zeit ist nie „einfach da“ – sie muss durch entsprechende Priorisierung von Themen freigeräumt werden. Bei fast all unseren Kunden war die Ausgangslage ähnlich: volles Tagesgeschäft, hohe Auslastung, wenig Kapazität bei den Führungskräften. Strukturelle Verbesserungen neben dem operativen Tagesgeschäft umzusetzen ist anspruchsvoll – deshalb braucht es einen Partner, der Struktur, Energie und Erfahrung mitbringt. Unsere Methode ist bewusst so aufgebaut, dass Sie mit minimalem Zeiteinsatz schnell spürbare Fortschritte erzielen. Eine der ersten Maßnahmen: Wir entlasten Ihre Führungskräfte gezielt, damit sie wieder am Unternehmen arbeiten können – nicht nur darin.
Was kostet eine Zusammenarbeit mit proa partners?
Unsere Leistungen sind immer individuell zugeschnitten – sie richten sich danach, wo Sie heute stehen und was Sie erreichen möchten. Deshalb kalkulieren wir nicht pauschal. Was Sie aber erwarten dürfen: Ein glasklares Angebot auf Basis Ihrer Herausforderungen mit konkretem Ziel. Unser Anspruch: Messbarer Mehrwert, der sich rechnet.
Werden wir nach der Konzeption auch bei der Umsetzung von Veränderungen im laufenden Betrieb aktiv begleitet?
Ja – das ist ein fester Bestandteil unserer Zusammenarbeit.
Eine fundierte Analyse und ein klarer Maßnahmenplan sind wichtig. Doch echte Veränderung entsteht erst durch konsequente Umsetzung im Alltag. Genau dabei begleiten wir Sie aktiv: strukturiert, pragmatisch und mit dem notwendigen externen Blick von außen. Den Umfang der Unterstützung passen wir flexibel an Ihre betriebliche Situation an – vom punktuellen Sparring bis zur intensiven Umsetzungsbegleitung direkt vor Ort.
Was genau passiert im Analysegepsräch?
Sie lernen uns kennen – persönlich, fokussiert und auf Augenhöhe. Wir hören genau zu, analysieren Ihre Ausgangssituation und geben Ihnen erste konkrete Lösungsansätze an die Hand, die Sie direkt nutzen können. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, ob und wie wir Sie wirksam unterstützen können.
Wenn es passt, vereinbaren wir ein Folgegespräch: Basierend auf Ihren Herausforderungen entwickeln wir gemeinsam ein individuelles Vorgehen, wie Sie Ihre Auftragsabwicklung zum Wachstumstreiber machen. Ob daraus eine Zusammenarbeit entsteht, entscheiden Sie danach.
Über welchen Zeitraum läuft eine Zusammenarbeit typischerweise?
Bei proa partners setzen wir auf Ehrlichkeit statt unrealistischer Versprechen: Die Transformation Ihrer Auftragsabwicklung hin zum Wachstrumstreiber gelingt nicht mit einer einzigen Maßnahme. Eine wirksame Veränderung braucht einen glasklaren Plan und konsequente Umsetzung. Die meisten unserer Kunden begleiten wir mehr als 12 Monate - am Anfang intensiv in der Umsetzung, später bleiben wir auf Ihren Wunsch als Sparringspartner an Ihrer Seite.
Arbeiten Sie bei uns vor Ort oder digital?
Unsere Erfahrung zeigt: Persönliche Präsenz ist gerade zu Beginn entscheidend.
Beim Kickoff und in den ersten Workshops sind wir daher bevorzugt vor Ort, um ein tiefes Verständnis und maximale Effektivität sicherzustellen. Danach richten wir uns flexibel nach Ihren Bedürfnissen – vor Ort oder digital, immer mit Fokus auf Ergebnis und Fortschritt.
Wer sind meine konkreten Ansprechpartner in der Zusammenarbeit?
Sie arbeiten direkt mit uns als Geschäftsführern zusammen.
Keine Junior-Berater, keine Delegation. Erfahrung, Augenhöhe und Verbindlichkeit – von Anfang an.
Noch Fragen offen?
Schreiben Sie uns oder buchen Sie direkt ein kostenfreies Analysegespräch. Wir klären gemeinsam, ob und wie wir Sie unterstützen können.